Bearbeitungszeit
6-9 Werktage
KI E-Mail Management / E-Mail Automatisierung für zentrales Postfach
Setup automatisierter E-Mail-Prozesse für maximale Effizienz
Beschreibung
Ein zentraler E-Mail-Workflow automatisiert Erfassen, Zusammenfassen, Klassifizieren und Beantworten von Nachrichten in Firmen-Postfächern. Sie sparen Zeit, vermeiden manuelle Fehler und gewährleisten stets professionelle Reaktionen.
Add-ons
🧑💻 Benutzerdefinierte Vorlagen
Aufpreis: 240 CHF
Entwicklung eines E‑Mail-Templates und Antwort-Patterns abgestimmt auf Ihr Corporate Design
Extra Zeit: +1 Tag
Details
¹Alles inklusive für CHF 149 im Monat: Hosting, Support, Administration und regelmässige Backups.
Sie entscheiden nur noch über den Standort des Hostings entsprechend Ihrer Datenschutz-Anforderungen.
Datensicherheit & Einhaltung europäischer Datenschutzstandards
Für Anwendungen, die höchste Datenschutzanforderungen haben oder gesetzlich verpflichtet sind, Daten ausschliesslich in der Schweiz zu verarbeiten.
🇪🇺 EU-Hosted AI-Integration (DSGVO-konform)
Nutzung EU-gehosteter KI-Modelle (z. B. OpenAI oder Azure) über DSGVO-konforme API-AnbindungDatensicherheit & Einhaltung europäischer Datenschutzstandards
🇨🇭 Schweizer Hosting (DSGVO-/FADP-konform)
Hosting und Betrieb des LLM-Server (KI) in der SchweizFür Anwendungen, die höchste Datenschutzanforderungen haben oder gesetzlich verpflichtet sind, Daten ausschliesslich in der Schweiz zu verarbeiten.
Vorteile
🇨🇭 Schweizer Qualität
👩⚖️ DSGVO konform
💵 Transparente Preise
🧑💻 Persönlicher Support
🚀 Schnelle Lieferung
Was ist enthalten?
Einrichtung eines Postfach-Monitors (z. B. IMAP) für neue Nachrichten
Automatische Zusammenfassung eingehender E-Mails
Kategorisierung nach definierten Typen (z. B. Anfrage, Support)
Generierung und stilistische Prüfung automatischer Antwortvorschläge
Versand vorbereiteter Antworten aus Ihrem Postfach heraus
Integration Ihrer Referenzdokumente zur fundierten Antwort
Intensive Testphase mit echten E-Mail-Beispielen
Schulung für Ihr Team und umfassende Workflow-Dokumentation
Automatische Zusammenfassung eingehender E-Mails
Kategorisierung nach definierten Typen (z. B. Anfrage, Support)
Generierung und stilistische Prüfung automatischer Antwortvorschläge
Versand vorbereiteter Antworten aus Ihrem Postfach heraus
Integration Ihrer Referenzdokumente zur fundierten Antwort
Intensive Testphase mit echten E-Mail-Beispielen
Schulung für Ihr Team und umfassende Workflow-Dokumentation
Anwendungsbereiche
Supportanfragen
Info-Mailpostfach
Kontaktformulare
Terminkoordination
Bewerbungen
Reklamationen
Vertrieb
Leadbearbeitung
Angebotsanfragen
Interne Rückfragen
Ticket-Systeme
Schulungsinhalte
Projektkommunikation
Onboarding
Qualitätsmanagement
Info-Mailpostfach
Kontaktformulare
Terminkoordination
Bewerbungen
Reklamationen
Vertrieb
Leadbearbeitung
Angebotsanfragen
Interne Rückfragen
Ticket-Systeme
Schulungsinhalte
Projektkommunikation
Onboarding
Qualitätsmanagement
Unser Erstellungsprozess
Bedarfsanalyse und Postfach‑Audit
Sichere Verbindung Ihres E‑Mail‑Accounts für IMAP/SMTP
Aufsetzung der automatisierten Text‑Pipeline (Summarizing, Klassifikation)
Einbindung Ihrer Unternehmensdokumente zur inhaltlichen Anreicherung
Definition automatischer Kategorien und Priorisierungsregeln
Testing mit realen E‑Mail-Daten und Anpassung gemäss Feedback
Team-Schulung zur Nutzung, Eskalation und Handhabung der Vorschläge
Go‑Live‑Begleitung mit Funktionstests und Fallback-Optionen
Sichere Verbindung Ihres E‑Mail‑Accounts für IMAP/SMTP
Aufsetzung der automatisierten Text‑Pipeline (Summarizing, Klassifikation)
Einbindung Ihrer Unternehmensdokumente zur inhaltlichen Anreicherung
Definition automatischer Kategorien und Priorisierungsregeln
Testing mit realen E‑Mail-Daten und Anpassung gemäss Feedback
Team-Schulung zur Nutzung, Eskalation und Handhabung der Vorschläge
Go‑Live‑Begleitung mit Funktionstests und Fallback-Optionen
Das erhalten Sie
Ein funktionsfähiger automatisierter E‑Mail‑Workflow
Zusammenfassungen und Klassifikationen der E‑Mails
Antwortvorschläge mit einheitlicher Tonalität
System zur prioritär sortierten Postfach-Verwaltung
Integration Ihrer Dokumente für die Antwortgenerierung
Hosting und Support, Administration, regelmässige Backups
Zusammenfassungen und Klassifikationen der E‑Mails
Antwortvorschläge mit einheitlicher Tonalität
System zur prioritär sortierten Postfach-Verwaltung
Integration Ihrer Dokumente für die Antwortgenerierung
Hosting und Support, Administration, regelmässige Backups
Häufig gestellte Fragen
Was beinhaltet das KI E-Mail Management genau?
Der Service umfasst die vollständige Konzeption, Erstellung und Übergabe eines automatisierten E-Mail-Workflows. Dazu gehören u. a. Klassifikation, Zusammenfassung, Antwortgenerierung sowie alle logischen Verbindungen und Testläufe. Hosting und laufender Betrieb sind optional buchbar.
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Service?
Der Workflow ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ein zentrales E-Mail-Postfach effizienter verwalten möchten – z. B. für Info-Anfragen, Support, Bewerbungen oder Vertrieb.
Kann der Workflow an unsere Prozesse angepasst werden?
Ja. Die Logik, Kategorisierung, Antwortmuster und Anbindung an bestehende Systeme (z. B. CRM oder Ticket-System) können individuell angepasst werden.
Welche E-Mail-Adressen können eingebunden werden?
Alle gängigen E-Mail-Dienste mit IMAP/SMTP-Zugang können integriert werden – z. B. Microsoft 365, Gmail, IONOS, Hostpoint oder eigene Mailserver.
Kann der Workflow auch intern verwendet werden?
Ja. Viele Unternehmen nutzen ihn für interne Rückfragen, Onboarding-Prozesse, Projektkommunikation oder automatisierte Eskalationen im Team.
Wie werden Fehlklassifizierungen oder Unsicherheiten behandelt?
Antworten können bei Bedarf zur manuellen Freigabe markiert oder automatisch als “unbekannt” eingestuft und weitergeleitet werden. Eskalationsregeln sind definierbar.
Benötigt man technisches Vorwissen zur Nutzung?
Nein. Nach dem Setup ist der Workflow vollautomatisch. Sie erhalten eine dokumentierte Anleitung für das Monitoring und einfache Anpassungen. Schulungen sind auf Wunsch enthalten.
Was passiert, wenn sich unsere Anforderungen später ändern?
Der Workflow ist modular aufgebaut und kann jederzeit erweitert oder angepasst werden – z. B. neue Kategorien, andere Sprachen oder veränderte Antwortlogiken.
Warum ist das Hosting ein separates Add-on?
Einige Unternehmen möchten den Workflow in ihrer eigenen Infrastruktur oder auf bestehenden Servern betreiben. Daher liefern wir standardmässig nur das Setup, den Code und die Konfiguration. Ob Sie selbst hosten oder unsere Infrastruktur nutzen möchten, bleibt Ihnen überlassen.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Je nach Komplexität des Workflows ca. 6–9 Werktage ab Projektstart. Add-ons wie Hosting, DSGVO-Anpassungen oder mehrsprachige Erweiterungen können zusätzlich 1–5 Tage in Anspruch nehmen.
KI E-Mail Management & Automatisierung für Ihr zentrales Postfach
