Service:

KI E-Mail Management / E-Mail Automatisierung für zentrales Postfach

Kurzbeschreibung:

Bearbeitungszeit:

6-9 Werktage

Preis:

CHF 149 / Monat¹

Beschreibung:

Ein zentraler E-Mail-Workflow automatisiert Erfassen, Zusammenfassen, Klassifizieren und Beantworten von Nachrichten in Firmen-Postfächern. Sie sparen Zeit, vermeiden manuelle Fehler und gewährleisten stets professionelle Reaktionen.

Was ist enthalten:

• Einrichtung eines Postfach-Monitors (z. B. IMAP) für neue Nachrichten
• Automatische Zusammenfassung eingehender E-Mails
• Kategorisierung nach definierten Typen (z. B. Anfrage, Support)
• Generierung und stilistische Prüfung automatischer Antwortvorschläge
• Versand vorbereiteter Antworten aus Ihrem Postfach heraus
• Integration Ihrer Referenzdokumente zur fundierten Antwort
• Intensive Testphase mit echten E-Mail-Beispielen
• Schulung für Ihr Team und umfassende Workflow-Dokumentation

Erstellungsprozess:

• Bedarfsanalyse und Postfach‑Audit
• Sichere Verbindung Ihres E‑Mail‑Accounts für IMAP/SMTP
• Aufsetzung der automatisierten Text‑Pipeline (Summarizing, Klassifikation)
• Einbindung Ihrer Unternehmensdokumente zur inhaltlichen Anreicherung
• Definition automatischer Kategorien und Priorisierungsregeln
• Testing mit realen E‑Mail-Daten und Anpassung gemäss Feedback
• Team-Schulung zur Nutzung, Eskalation und Handhabung der Vorschläge
• Go‑Live‑Begleitung mit Funktionstests und Fallback-Optionen

Das erhalten Sie:

• Ein funktionsfähiger automatisierter E‑Mail‑Workflow
• Zusammenfassungen und Klassifikationen der E‑Mails
• Antwortvorschläge mit einheitlicher Tonalität
• System zur prioritär sortierten Postfach-Verwaltung
• Integration Ihrer Dokumente für die Antwortgenerierung
• Hosting und Support, Administration, regelmässige Backups

Add-ons:

🧑‍💻 Benutzerdefinierte Vorlagen

Aufpreis: 240 CHF
Entwicklung eines E‑Mail-Templates und Antwort-Patterns abgestimmt auf Ihr Corporate Design
Extra Zeit: +1 Tag

Sonstiges/Hosting:

🇪🇺 EU-Hosted AI-Integration (DSGVO-konform)

Nutzung EU-gehosteter KI-Modelle (z. B. OpenAI oder Azure) über DSGVO-konforme API-Anbindung
Datensicherheit & Einhaltung europäischer Datenschutzstandards

🇨🇭 Schweizer Hosting (DSGVO-/FADP-konform)

Hosting und Betrieb des LLM-Server (KI) in der Schweiz
Für Anwendungen, die höchste Datenschutzanforderungen haben oder gesetzlich verpflichtet sind, Daten ausschliesslich in der Schweiz zu verarbeiten.

FAQ:

Was beinhaltet das KI E-Mail Management genau?

Der Service umfasst die vollständige Konzeption, Erstellung und Übergabe eines automatisierten E-Mail-Workflows. Dazu gehören u. a. Klassifikation, Zusammenfassung, Antwortgenerierung sowie alle logischen Verbindungen und Testläufe. Hosting und laufender Betrieb sind optional buchbar.

Für welche Unternehmen eignet sich dieser Service?

Der Workflow ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ein zentrales E-Mail-Postfach effizienter verwalten möchten – z. B. für Info-Anfragen, Support, Bewerbungen oder Vertrieb.

Kann der Workflow an unsere Prozesse angepasst werden?

Ja. Die Logik, Kategorisierung, Antwortmuster und Anbindung an bestehende Systeme (z. B. CRM oder Ticket-System) können individuell angepasst werden.

Welche E-Mail-Adressen können eingebunden werden?

Alle gängigen E-Mail-Dienste mit IMAP/SMTP-Zugang können integriert werden – z. B. Microsoft 365, Gmail, IONOS, Hostpoint oder eigene Mailserver.

Kann der Workflow auch intern verwendet werden?

Ja. Viele Unternehmen nutzen ihn für interne Rückfragen, Onboarding-Prozesse, Projektkommunikation oder automatisierte Eskalationen im Team.

Wie werden Fehlklassifizierungen oder Unsicherheiten behandelt?

Antworten können bei Bedarf zur manuellen Freigabe markiert oder automatisch als "unbekannt" eingestuft und weitergeleitet werden. Eskalationsregeln sind definierbar.

Benötigt man technisches Vorwissen zur Nutzung?

Nein. Nach dem Setup ist der Workflow vollautomatisch. Sie erhalten eine dokumentierte Anleitung für das Monitoring und einfache Anpassungen. Schulungen sind auf Wunsch enthalten.

Was passiert, wenn sich unsere Anforderungen später ändern?

Der Workflow ist modular aufgebaut und kann jederzeit erweitert oder angepasst werden – z. B. neue Kategorien, andere Sprachen oder veränderte Antwortlogiken.

Warum ist das Hosting ein separates Add-on?

Einige Unternehmen möchten den Workflow in ihrer eigenen Infrastruktur oder auf bestehenden Servern betreiben. Daher liefern wir standardmässig nur das Setup, den Code und die Konfiguration. Ob Sie selbst hosten oder unsere Infrastruktur nutzen möchten, bleibt Ihnen überlassen.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Je nach Komplexität des Workflows ca. 6–9 Werktage ab Projektstart. Add-ons wie Hosting, DSGVO-Anpassungen oder mehrsprachige Erweiterungen können zusätzlich 1–5 Tage in Anspruch nehmen.